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先进系统助力企业加强费用内控

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来源: 作者: 2019-05-16 19:25:18

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对于大型的企事业单位,加强费用内控是管理方面的1大难题。通常,与企业平常运营密切相干的费用管理包含报销和预算两个组成部分,而大多数企业采取的手工流程一方面存在报销周期过长的弊端,另一方面也不能很好地控 对于大型的企事业单位,加强费用内控是管理方面的1大难题。通常,与企业日常运营密切相关的费用管理包含报销和预算两个组成部分,而大多数企业采用的手工流程一方面存在报销周期过长的弊端,另一方面也不能很好地控制预算和实际产生的费用,明显已远远落后于现代化的发展要求。

某大型跨国企业使用了GrapeCity的费用报销系统,利用工作流帮助企业将手工报销流程电子化,还通过预算控制对企业运营成本进行监控,其成功经验可为受困于一样难题的企业借鉴。

1、客户背景

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A公司主要从事背投电视机、等离子电视机、液晶电视机、液晶投影机及其他的视像、信息、通讯器材的开发、制造,销售自产产品,并进口相关同类产品的批发、佣金代理,以及部份国内采购商品的批发、佣金代理,提供售后服务,属于国家高新技术企业。经过几年的快速发展,该公司已经成长为一个产品线齐全、产品种类丰富的超大型综合性的跨国企业。业务遍及中国、欧、澳、北美各地,产品市场占有率位列世界各大品牌前茅。

与诸多企业一样,A公司在费用报销环节也遇到了手工操作周期过长的问题,同时手工操作也不利于公司对每一年预算进行统一控制,企业迫切需要能进行预算和费用我校2010级新生报到工作圆满完成(图文)
报销管理的系统辅助财务部门以及相关人员的工作。

二、业务难题

A公司的矛盾主要集中在以下两点:

手工流程周期太长

总部下属五个分公司,员工的费用报销和预提申请都必须经过逐层审批,审批者除各部门主管和分公司的财务部门还包括总公司的营业财务部,需要全部审批者通过才能完成整个流程。公司严格规范的人事制度使得报销和预提申请流程无法简化处理,一旦某个审批者出差在外,流程就被迫中断。从销售人员填写单据1直到出纳支付款项,整个流程的结束时间没法预测,而员工也不能及时了解流程在哪个环节中断或是否需要重新填写单据。

公司预算无法控制

A公司的预算控制十分复杂,分固定费用和变动费用两种。预算的制订和分配自总公司至各分公司逐级进行,完全依靠手工操作。由于变动费用的弹性较大,手工操作无法随时统计并控制费用额度,致使有些市场促销工作不能及时展开,而有些预算却被浪费。同时变动费用的超预算部分还需要提交给总公司进行审批,这又回到手工周期太长这一矛盾。

三、GrapeCity预算和费用报销解决方案

上述两大矛盾下降了A公司的工作效率,也为业务部门的工作带来不便。有鉴于此,A公司希望能将目前的手工报销进程提升到由自动化系统来完成,从而到达提高员工的满意度和企业履行效率的目的。经过慎重选型,该公司选择了GrapeCity提出的上预算和费用报销系统解决方案,并由GrapeCity负责实施。

分析了A公司的具体需求以后,GrapeCity将实施集中在费用报销和预算控制两个重点。

首先,对于费用的申请和审批采取工作流实现流程化管理。单据都填写并进行审批,系统会自动将员工的申请单据与报销单据进行关联,供审批者核实。系统提供了3种单据查询方式,普通员工和管理者根据各自的权限设定可对已提交的单据进行分类查询,便于随时查看费用报销进展情况。

对大多数企业而言,或多或少会发生审批被驳回员工需要重新填写单据的状态,GrapeCity提供的上预算和费用报销解决方案还能对单据版本进行控制。系统对驳回的申请采取两种处理方式,员工可选择作废单据,也可参考驳回意见对单据进行修改后再提交。对后一种情况,系统自动生成新的单据并作废前一张单据,但是在新的单据中会保存已作废单据的链接,方便审批者查看单据为何被驳回。

单据申请审批功能也结合了A公司对预算进行控制的要求,不仅在填写单据时系统会自动给出变动费用预算的相干信息,同时在提交单据时与预算控制相互关联。如果员工申请的费用在预算内,则按设定好的报销流程进行;若超出预算则需要更高级别的审批人进行审批,系统自动进入超预算流程。

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